Gelen Kutusu değil, Zihin Kutusu
Bir düşünelim: Sabah uyandığında telefonunu eline alıyorsun ve henüz daha yataktan kalkmadan o kırmızı bildirim simgeleriyle yüzleşiyorsun. E-posta kutun dolup taşmış.
Toplantı davetleri, faturalar, reklam mesajları, “CC”ye seni eklemişler, neden eklemişler, neden bunu sana göndermişler.
Bir anda zihnin darmadağın oluyor, değil mi?
Bunların hepsini okumaya, silmeye ya da düzenlemeye çalışırken asıl önemli olana, yani kendi düşüncelerine, kendi fikirlerine, kendi üretimine ne kadar zaman kalıyor?
Bilgisayar deyince aklıma gelen en eski iletişim yöntemi e-mail, e-posta. İnternetin ilk günlerinde hayatımıza girdi ve hala dijital yaşamımızın merkezinde. 2025 yılı itibariyle her gün kaç e-posta gönderiliyor biliyor musunuz? 376.5 milyar. Dünyada 5 milyar kişinin e-posta adresi olduğunu düşünürsek herkes günde ortalama 75 e-postayla muhatap oluyor demektir. Ben en az 750 taneyle uğraşıyorum her gün.
Klasik e-mail sistemleri artık bizi yönetiyor gibi. Aslında onlar bizim için var ama biz onlar için çalışıyoruz sanki. Adeta “işletim sistemi” haline geldiler. Oysa “iletişim sistemi” olması gerekir.
Onu gün boyu kullanıyoruz ve öyle olduğu için de dikkatimizi bölüyor, enerjimizi tüketiyor ve sonuç olarak bizi sürekli bir “dijital yorgunluk” hâline sürüklüyor.
Peki bunun böyle olması şart mı?
Belki de değil.
—
E-mail kutunuzun nasıl olması gerektiğini hiç gerçekten düşündünüz mü? Ben düşündüm. 20 yıl kadar önce 43 Folders (yani 43 klasör) diye bir web sitesi keşfettim. Boşuna bakmayın artık güncellenmiyor. Ben onu yapan kişinin geliştirdiği email metodolojisini kullandım. Inbox Zero. (Bunun da web sitesi çalışmıyor :()
Yani gelen kutusunu sıfırlamak. Bu hedefe ulaşmak için de her yeni e-postayı ya hemen cevapla, sil, arşivle, delege et ya da yapılacaklara ekle.
Bu yöntemi yıllarca kullandım. Fakat ne yalan söyleyim, bir süre sonra yetmez oldu. E-posta hacmi inanılmaz arttı, bildirimler çeşitlendi ve manuel olarak her şeyi sıfırlamak zor ve sürdürülemez hâle geldi. Ve ben de pes ettim.
Ama bir yandan da hep yeni yaklaşımların peşinde oldum. Bulduğum en yeni yöntem aslında zaten kullandığım not uygulaması olan Notion’dan geldi. Evet, Notion not uygulamasından sonra şimdi de ücretsiz bir e-posta uygulaması çıkardı ve ben de ilk günden itibaren denemeye başladım. Notion uzun süredir kanalımın destekçisi ve bu videonun da sponsoru ama tüm söyleyeceklerim tamamen kişisel deneyimlerime ve kullanım tecrübelerime dayanıyor.
Zaten o yüzden “Inbox Zero” metodolojisinden söz ettim çünkü bu hedefi gerçekleştirmenin modern ve otomatik hali diyebilirim.
—
Hayatta yerine koyamayacağımızı en önemli iki şey zamanımız ve dikkatimiz. Bunlar sonlu kaynaklar. Tıpkı belli bir hacme sahip kutu gibi. Ama bizim zihin kutumuzun boyutları cm ile değil zamanla ölçülüyor. Yüksekliği yılda 12 ay, boyu haftada 7 gün, eni günde 24 saat gibi. Tüm dikkatimiz ve zamanımız bundan ibaret.
Ve bunları toplayınca. Ooo.
Neyse dikkatimizi toplayalım. Çünkü bu kutunun içine ancak sınırlı sayıda blok sığdırabiliriz. Bu bloklar da tahmin edebileceğiniz gibi günlük görevlerimiz, haftalık işlerimiz, yıllık sorumluluklarımız.
Bunlar ne kadar olursa olsun bizim kapasitemiz belli. Kutu dolunca ona başka bir şey ekleyemezsiniz. İşte fiziksel dünya ile dijital dünya arasındaki tezat tam da burada başlıyor.
Fiziksel dünyadaki zihin kutumuz sınırlı ama dijital dünyadaki e-posta kutumuz sınırsız. Olur mu öyle şey. 8 milyar insanın yaşadığı bir gezegende günde 376.5 milyar mesaj nedir ya. Dalga mı geçiyorsunuz.
Bu gelen blokları ayıklamak için insan üstü bir çaba harcamak gerek.
Ooo. Yapay zeka.
İnsan üstü olduğunu kabul etmiyorum ama benim sınırlı kutumu organize etmeme yardımcı olabilecek sınırsız bir kaynak olduğunu itiraf ediyorum.
—
İşte Inbox Zero yönteminde amaç manuel olarak gelen kutusunu temizlemekti. Notion Mail, bunu yapay zekâ yardımıyla otomatik hâle getiriyor: önemli mailleri filtreleme, gereksizleri ayıklama, otomatik etiketleme gibi şeyleri yapıyor.
Sizin zaten var olan e-posta hesabınıza entegre oluyor yani size yeni bir e-posta adresi vermiyor. Onu ister web tabanlı ya da isterseniz bilgisayarınıza indireceğiniz bir programla kullanabiliyorsunuz. Ben yıllardır sahip olduğum gmail hesaplarını ekledim.
Ve hemen kullanmaya başladım.
Sağ üst köşedeki “Auto Label” butonu gelen kutusunu ayıklamak için kullanılacak yeni yöntem. Yapay zeka gelen e-postaları sizin önceliklerinize göre bulup etiketleyip yeni bir kutuya gönderiyor.
Diyelim ki seyahatle ilgili bir sürü mesaj alıyorsunuz. Yapay zekaya bunu yazdığınızda tüm mesajlarınızı tarıyor ve seyahatle ilgili olduğunu düşündüklerini öneriyor. Bakalım doğru mu eşleştirmiş, evet genel olarak tutarlı gözüküyor. Bunu onaylayınca sol tarafta otomatik olarak yeni bir kutu oluşturuldu. Ooo hatta yanına bir uçak ikonu bile yerleştirdi. Notion’un not uygulamasındaki tasarım dili, aynen burada da devam ettirilmiş. İstersem başka bir ikon ve renk seçebilirim.
—
Size kısayol kullanmayı ne kadar sevdiğimi söylemiştim değil mi. Daha hızlı iş bitirmek ve daha az yorulmak isteyen herkese, kullandığı her uygulamanın kısayollarını öğrenmesini da sürekli tavsiye ediyorum.
Bakın şimdi ne yapacağım. Aşağı ok, yukarı ok. Enter, escape. Budur.
—
Şimdi en sevdiğim özelliklerden birine gelelim. Snippet özelliği. Diyelim ki bazı mesajlara sık sık benzer cevaplar veriyorsunuz. Ne gibi? Hemen örneklere bakalım.
Settings, ayarlar menüsünden “Snippets” sekmesine gidiyorum. Burada hazır bazı örnekler var. Toplantı organize etmek (bunu birazdan göstereyim), Zoom linki vermek (başka bir link te olabilir), Follow Up (takip mesajı) bunu kullanalım. Tabi bu örnek İngilizce şablon bir mesaj olarak hazırlanmış, bunu Türkçe’ye çevirebilirim. Hatta bunu yaparken de Notion AI kullanabilirim. Metni seçip “Ask AI” yaptığımda açılan kutuya komutumu yazabilirim. Türkçeye çevir. Çevirdi. Accept diyerek çeviriyi onayladım ve böylece ilk “snippet”ım hazır. Dikkat ederseniz parantezle yazılmış kısımlar var. Yazılımcılar bunların ne olduğunu anlamıştır sanırım. Bunlar değişken. Yani kime cevap veriyorsam “Merhaba”dan sonra onun ismini yazacak. Diğer kısımlar aynı kalacak. Sadece özetleri ve sonraki adımları her seferinde değiştireceğim için onlar da yine değişken parantezleri içine alınmış şekilde duruyor. Bunu böyle kaydettim. Hatta adını da değiştirelim. “Follow Up” yerine “Takip” diyelim. Artık dilediğim kadar hazır cevap oluşturabilirim. Bakalım nasıl çalışacak.
Şimdi “Gelen Kutusu”nda bu cevabı getarektirecek bir mesaj bulalım. Mesela Melanie’nin mesajı bu iş için uygun. R kısayoluyla (Reply’ın R’si) cevaplıyorum. Notion’un not uygulamasını kullananların aşina olduğu bir mesaj kutusu açıldı. Eğik çizgiyi görüyor musunuz, işte bu slash işaretini yaptığımda kullanabileceğim komutların bir listesi açılıyor. Ben bunları değil yeni oluşturduğum “Takip” snippet’ını arıyorum. O yüzden t-a-k diye yazmaya başladığım anda buluyorum ve hemen cevabı yapıştırıyorum. Gördüğünüz gibi ilk değişken parantezi ortadan kalktı. Onun yerine bana mesajı gönderen kişinin adı otomatik olarak geldi. Ele aldığımız konu başlıklarını girmek için de bir kutu açıldı. Bundan sonra form doldurur gibi sadece bu mesaja özel bilgileri giriyorum ve mesajımı hızla tamamlıyorum
—
Az önce “Auto Label” özelliğiyle nasıl yeni bir görünüm oluşturabileceğimizi göstermiştim ama bu sadece bir filtrelemeden ibaret değil. Aslında farklı iş akışları için kendi özel iş kutunuzu tasarlayabiliyorsunuz. Zaten oradan aklıma 43 klasör benzetmesi geldi. Diyelim ki yeni bir girişim başlattınız ve kendinize takım arkadaşları arıyorsunuz. Onların başvurularını da gelen kutusu içinde tutmak yerine ayırmak ve özel bir işlemden geçirmek istiyorsunuz. Soldaki görünümlere yenisini eklemenin bir yolu da şablonlar kullanmak. Bunun için “New View – Yeni Görünüm” butonuna bastığımda açılan “Use template – şablon kullan” seçeneğine giriyorum. Burada pek çok örnek iş akışı şablonu bir galeri şeklinde karşıma çıkıyor. Bunlardan adayları organize edebileceğim şu şablonu seçiyorum. Artık yeni oluşturacağım gelen kutusu tarihe göre değil kişiye göre gruplanacak. Ayrıca bu şablona bağlı iki snippet de var. Yani bu gelen kutusuna düşecek mesajlara verebileceğim hızlı cevaplarım da hazır.
Yaptığınız işe göre seçebileceğiniz başka şablonlar da var. Bir kutuda satışla ilgili mesajları toplayıp, diğerinde destek mesajlarını toplayabilrisiniz. Sosyal medya bildirimlerini Instagram, Twitter, Facebook şeklinde ayrıştırıp bunlara özel bir kutu tasarlayabilirsiniz. Aynı şekilde haberler ya da promosoyonlar için farklı görünümler oluşturabilirsiniz.
—
Kutunuza gelen bloklardan bazıları göründüğünden daha fazla yer kaplıyor olabilir. Nasıl yani. Evet, toplantı talebinde bulunan mesajlardan bahsediyorum. Okuması 1 dakika. Organize etmesi 1 saat. Gitti geldi, oldu olmadı mesajlarla 1 gün. Müsait değilim, tatildeyim gibi mesajlarla 1 hafta. Resmen pin pon oynamaya başlıyoruz.
Karşınızdaki kişiyle mesaj pin ponu oynamak yerine kullanılabileceğiniz yöntemi göstereyim. Yine Melanie’nin mesajından devam edelim. Ona toplantı için müsait olabileceğim vakitleri dinamik olarak vermek için yine sihirli değneğimiz eğik çizgimizi kullanıyoruz ve yanına s yazdığımız anda schedule komutu açılıyor. Notion Takvim aracı yardımıyla kendi takvimimizdeki uygunluğu görmeye başlıyoruz. Benimki şu anda gayet uygun. Pazar günü civarında yarım saatlik bir alanım boş. Salı günü öğleden sonra da olabilir. Hadi Perşembe günü daha esnek olalım, büyük bir uygunluk alanı yaratalım. Bu toplantı için yapay zekanın içerikten bağlamsal olarak oluşturduğu isim yerine kendi başlığımızı yazalım. Böylece dinamik bir e-posta haline getirdik. Yani toplantı saatini netleştirene kadar ben blokları değişen gündemime göre yeniden düzenleyebilirim. Yerlerini değiştirebilir, sürelerini uzatıp kısaltabilirim. Mesajı gönderdiğimde karşı tarafın göreceği şeyse, şık ve sade bir toplantı rezervasyon sayfası olacak. Time zone bilgileri de gözetilerek toplantı organizasyonu yapılabilecek.
—
Şimdi gelelim en gelişmiş ve en benzersiz diyebileceğim özelliğe. Notion’da tuttuğunuz notları doğrudan mesajların içine linkleyebiliyorsunuz. @işaretini yazdığınız anda Notion notlarınızın bir listesi geliyor ve mesaja dahil etmek istediğiniz notu seçip ekleyebiliyorsunuz. Şimdi bir de bunu yapay zekayla birleştirdiğinizi düşünün. Bir mesaj yazacaksınız ya da size gelen bir mesaja cevap vereceksiniz diyelim. Vermek istediğiniz cevap ayrıntılı olarak Notion notlarınızda var. Oradan kopyalayıp yapıştırıp, sonra da o mesaja özelleştirmek için düzeltmeler, eklemeler, çıkarmalar yapmak yerine bunu doğrudan yapay zekadan isteyebiliyorsunuz. Geçen yıl Notion kullanarak bir web sitesi hazırlamıştım. Seyir Defterim diye. O web sitesi bir anlamda benim kişisel kariyerimin bir yansıması gibi. Bir e-posta yazarken o sitedeki bilgileri kullanmasını isteyebilirim. Bunun için boşluk tuşuna basıp Notion AI’dan destek istiyorum. Diyorum ki Mesaja @“Mesaja @Seyir Defteri” sayfasındaki bilgilere göre bir cevap yaz.” O da gidiyor, web sitesindeki sayfaları inceliyor ve o mesaj zincirindeki bilgilere ve bağlama uygun bir mesaj yazıyor. Burası gerçekten çok etkileyici çünkü Notion notlarınızı kendiniz ya da işinizi için bir knowledge base, size özel bir veri tabanı gibi kullanmış oluyorsunuz. Yapay zeka da genel bilgileri değil size ait bilgileri kullanarak mesaj ya da cevap hazırlıyor.
Bu arada Notion Mail, GDPR ve CCPA uyumlu, ayrıca SOC2 (Tip 1) sertifikalı ve HIPAA uyumlu. Yani verilerinizi kullanarak kendi yapay zekasını eğitmiyor.
Mesajlarınızı oluşturuken yapay zekanın diğer özelliklerini de kullanabiliyorsunuz elbette. Mesela devamını yaz diyebilirim. Ya da kısalt, daha samimi bir ton kullan gibi promptlarla mesajımı son haline getirip gönderebilirim.
—
Şu anda Gmail hesabınızı bağlayarak bunu kendiniz de denemeye başlayabilirsiniz. İleride başka e-posta servislerini de desteklemeye başlayacaklar.
—
Benim “Inbox Zero” ile başlayan daha iyi bir ileiştim sistemi arayışımda geldiğim sn nokta böyle. Bunu sizinle de paylaşmak istedim. Araçlar ve yöntemler değişebilir. O yüzden sadece balığı değil onu tutma yöntemimi de bir kutu analojisiyle aktarmaya çalıştım. Çünkü başta da söylediğim gibi zamanımız ve dikkatimiz sınırlı. Günümüzde iletişimi hala en temel yönteminin e-postalar olduğunu düşünecek olursak onları rastgele değil, bilinçli bir sistemle yönetmek gerektiği sonucuna doğal olarak varıyoruz. E-posta gelen kutusu bizim için bilgi taşıyan bir araç olmalı. Elimizdeki imkanları ve yapay zeka gibi teknolojileri kullanarak onları kontrol altına almamız ve işlememiz lazım. Böylece birikmenin ve dikkat dağınıklığının önüne geçebiliriz ve gerçekten önemli işlere odaklanabiliriz. Amaç, e-posta gibi araçlardan bir an önce çıkıp hayata dönmek ve enerjimizi anlamlı işlere yönlendirmek olmalı.
Gelen kutusu yerine zihin kutusunu daha çok kullanmalı.