Zamanı ve hayatı yönetmenin Japoncası: Kanban Tekniği

Yapacak bir sürü işiniz var değil mi? Çok meşgulsünüz, çok yoğun! Kafanız türlü şeyle dolu. Yapılması gerekenleri yazdığınız ve oraya buraya yapıştırdığınız tüm post-it’ler daha yazılmadan beyninizde birikmeye başlamış. Yarın sabah bunu yapmam lazım, sonra yarım kalan şu işi bitiririm, akşama da e-postalarıma, mesajlarıma cevap veririm, ooo Barış Özcan yeni video atmış, neyse onu sonra izlerim.

Üstüne üstlük herkes sizden bir şeyler bekliyor. Aileniz, arkadaşlarınız… Öğretmenleriniz, patronlarınız… İyi de kafalar çoktan çöp sepetine döndü bile. İnsanın daha hiç birine başlayamadan gidip dökesi geliyor. Çünkü kafanız bir çöp tenekesine döndüğünde her şey karmakarışıktır, birbirine girmiştir. Yapacağınız şeyleri doğru düzgün göremezsiniz bile.

İşte anahtar bir kelime yakaladık. Görememek! Kafamızdaki fikirleri, yapacağımız şeyleri göremiyoruz. Sadece bir çöp yığınının o pis kokusunu alıyoruz. Bu da işler konusunda bizim midemizi bulandırıyor, iğrendiriyor. Peki bu iğrendirmeyi eğlendirmeye dönüştüremez miyiz? Tabiki hayır. Hayatta her şeyi eğlenceli hale getiremezsiniz ama en azından işleri zamanında bitirmenin verdiği o müthiş haz duygusunu yaşayabilirsiniz. Çünkü bu konuda Japon’ların geliştirdiği antik bir metod var: Kanban Tekniği.

Antik ve Japon kelimelerini duyunca heyecanlandınız biliyorum ama bu sadece dikkatinizi ayakta tutabilmek içindi çünkü bu teknik eski olmakla birlikte o kadar da antik değil. Ne de olsa çok eskilerde insanların zamanlarını yönetmeye pek de ihtiyaçları yokmuş. Hayatlarını “sadece” yaşamakla ve “sade”ce yaşamakla geçiriyorlarmış. Kanban tekniğiyse 1940’larda Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis Taiichi Ohno tarafından geliştirilmiş. Oradaki iş akışlarını daha iyi hale getirmek için… Yani tam bir tasarım ve teknoloji harikası. Kanban kelimesi tabela ya da tahta anlamlarına geliyor. Çünkü bu tekniğin özünde iki prensip var: görselleştirmek ve sınırlamak.

Hani kafanızda bir sürü yapılacak şey vardı ya karmakarışık duran. İşte Kanban Tekniği diyor ki bunları yaz tahtaya. Görselleştir. Fikirler kafanda duracağına post-it kağıtlarına yazılı bir şekilde tahtaya yapışık dursun. İstersen bunları farklı renklerle sınıflandır. Bir de bu alana bir isim ver. Ben kendi koyduğum ismi söyleyeyim: YAPACAĞIM. Çünkü buraya yapacağım dediğim şeyleri koyuyorum.

Bu alanı görsel bir şekilde oluşturduktan sonra yanına yeni bir sütun açıyoruz. Yine istediğiniz ismi verebilirsiniz bu yeni alana. Ben YAPIYORUM diyorum. Çünkü yapacağım dediğim işlerden bazılarını bu alana kaydırarak yapmaya başlıyorum. Bu ikinci alanın çok önemli bir özelliği var. Sınırlı bir alan. Kendinize bir sınır koymalısınız. Aynı anda çok fazla iş yapmak bize göre değil. Bir tane, iki tane, hadi bilemedin üç tane işi buraya kaydırabilirsiniz. Ohio Üniversitesi’nde yapılan bir araştırmaya göre insanların sadece %3’ü multitasking işini becerebiliyor. Yani aynı anda bir kaç işi yapamıyoruz. Dolayısıyla bu ortadaki alan bizim konsantrasyon alanımız.

En eğlenceli alan üçüncü alan ve adı da: YAPTIM. İkinci alanda tamamladığınız işler bu alana geçiyor. Doğal olarak. Peki böyle bir alana gerçekten de gerek var mı? Var. Bitirmenin verdiği hazzı yaşamak için. Bu sadece edebi bir ifade değil. İkinci alanda konsantre olduğunuzda beyninizde başlayan elektriksel aktivite işleri bitirdiğinizde sönümleniyor. Yaptım dediğinizde, bir de bunu görselleştirdiğinizde beyindeki bu aktivite değişimi çok daha belirgin bir hal alıyor.

Sadece elektriksel değil nörokimyasal bir değişim de oluyor. Beynimiz “kendimi iyi hissediyorum” hormonu yani serotonin salgılıyor. Bu hormon bizi sakinleştiriyor, rahatlatıyor. Yani yaptım, bitti demek, bir de bunu görselleştirmek çok işe yarıyor. Sizin ilk alana geri dönmenizi, yeniden başlamanızı kolaylaştırıyor.

Bunun bir faydası daha var. Unutmamızı sağlıyor. İşlere başlamak ama bitirememek beynimizde Zeigarnik Etkisine yol açabilir. Nasıl yine dikkat kesildiniz değil mi? Bu da öyle antik bir öğreti filan değil merak etmeyin. Kanban tekniğinden 20 yıl önce keşfedilmiş. Rus psikolog Bluma Zeigarnik bir gün eşiyle birlikte Viyana’da bir lokantaya gitmiş, muhtemelen bir kahve bir de şnitzel filan sipariş etmiştir. Ve orada ilginç bir şey dikkatini çekmiş. Garsonlar sadece henüz tamamlanmamış siparişleri hatırlıyormuş. Sipariş tamamlanınca unutuyorlarmış. Hemen şnitzelini bitirip laboratuvarına dönmüş ve bir dizi deneyin ardından beyindeki bu etkiye kendi ismini vermiş. Zeigarnik etkisi; kişilerin tamamlanmamış veya bölünmüş-kesilmiş şeyleri, tamamlananlara göre daha kolaylıkla hatırladığını ifade eden psikolojik bir kavram. Buna göre yarım kalan işler beynimizdeki sivilceler gibi. Görmezden gelmeye çalışıyorsun, olmuyor. Patlatmadan rahat edemiyorsun.

Gördüğünüz gibi Kanban Tekniği iki prensipten (görselleştir ve sınırla) ve minimum üç aşamadan oluşuyor: Yapacağım, yapıyorum, yaptım. Benim böyle dediğim alanlara siz başka bir şey diyebilirsiniz. Bunların sayısını da arttırabilirsiniz. Mesela ben bunu evirip çevirip adına da “5Y tekniği” diyebilirim. En başa Yapabileceklerim en sona da Yaşasın diye iki aşama ekledim mi tamamdır! Biraz ironik anlatıyorum ama ciddi ciddi kullanılan bir teknik bu Kanban tekniği. Özellikle yazılım geliştirme ve iş süreçlerini yönetme gibi konularda aktif olarak kullanılıyor. Hatta bu teknikten ilham alarak geliştirilmiş yazılımlar da var: Pivotal Tracker ve Trello gibi. Siz yine de işlerinizi bulutlarda yönetmek yerine kalemle, kağıtla ve en önemlisi bu tekniğe adını veren tahtayla çalışabilirsiniz. Sonuçta hepsi de işleri, projeleri, zamanı ve hayatı yönetmek için. Hayatın akışına kapılıp giderken, aklınızdaki fikirleri de kağıt yapraklar gibi kaydırıyorsunuz bu alanlar arasında. Yapmanız gereken bir iş olduğunda artık ne yapacağınızı biliyorsunuz: Yaz tahtaya, bir daha…